Quando usare -sou da e quando usare -to kaitearu/itteiru/kiita

Salve! Il corso che sto seguendo colpisce ancora nel creare confusione introducendo nella stessa lezione due strutture diverse ma apparentemente utilizzate con la stessa funzione: -sou da e -to kaitearu/itteiru/kiita (ovviamente spiegando anche come citare la fonte)
L’unica differenziazione apparentemente presente è che la prima viene usata per riportare un’informazione e la seconda per citare rispettivamente ciò che è scritto, che si dice o che si è sentito. Ho quindi pensato che -to kaitearu/itteiru/kiita venga utilizzata per riportare parola per parola un qualcosa mentre -sou da per riportarne solo il senso (un po’ come utilizzare la forma gentile/piana nel discorso diretto/indiretto, sempre che questo argomento lo abbia capito bene), ma dalle frasi di esempio ho subito capito non essere così, e anzi queste erano molto simili, in italiano, in quanto a struttura:

-リーさんの話によると、東京の地下鉄はきれいだそうです
Il signor Lee mi ha detto che la metropolitana di Tokyo è pulita.

-ジョンさんは今度の試験は難しいだろうと言っています
John dice che probabilmente il prossimo esame sarà difficile.

Qual’è quindi la differenza tra queste due strutture?

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